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  • 南宁市人民事业单位政务项目案例

  • 【时间】:2016-06-16  【来源】: 原创  【作者】:网络人远程控制软件
  • 一、用户背景

    网络人远程控制软件品牌战略部整理,南宁市人民事业单位成立于1981年,是南宁市从事对外民间友好工作的人民团体,是中国人民事业单位的团体会员。其宗旨是增进南宁人民同世 界各国人民之间的了解和友谊,促进相互间的交流与合作,积极开展全方位、多层次、宽领域的民间对外友好工作,为建设共同繁荣的和谐世界而努力。目前已与世 界上40多个国家的100多个民间组织建立了联系。

    二、信息化动因

    市友协2004年开发了自己的远程办公自动化系统,设置了"信息平台" "活动管理""人事管理""理事管理""工作计划""公文流转""车辆管理"等栏目。

    然而,市友协现有的远程办公自动化系统使用效果并不理想。随着工作要求的提升,工作量的加大,现有的OA系统已难以满足市友协业务的需求;栏目简单、功能单 一、灵活性差、修改困难的问题很大的打击了用户使用的积极性,导致用户与系统的矛盾不断加大。分析市友协现有的远程办公系统,主要存在以下问题:

    1、因市友协业务分散、流程不规范等导致的问题需要通过信息化的手段梳理和归纳。

    2、信息不共享,信息资源存在丢失的风险,需要集中的存储和管理。

    3、现有信息化系统层次较低,核心业务没有上网。

    4、软硬件缺乏,信息化基础环境差。

    三、信息化需求

    市友协远程办公人员

    远程办公人员是市友协业务的主体承担者,包括协会领导和协会工作人员,履行内部管理和对外友好交流的职能。

    在内部管理方面,需要对处室所掌握的信息资源进行统一的存储、管理,并提供给其它处室共享;对日常收文、发文、档案等进行处理。

    在对外友好交流方面,需要通过信息系统支撑各类来访、出访、国际交流活动,组织项目的互动、申报、执行、总结业务的开展;同时,将工作动态等信息及时地发布到门户网站上供国内外公众浏览,解答友好人士、友好组织、重点是公众提出的咨询问题。

    在信息编辑需求方面,需要通过信息采集系统实现资源信息的自动采集、编辑分类。通过信息加工系统,根据市友协的知识构建框架和词表标准,将工作人员日常加工过程中积累的知识共享,从而加快系统的数据分析和挖掘过程。

    市友协理事

    了解协会工作动态,与协会保持紧密联系,参与协会组织的各项国际交流活动、团组出访与团组接待活动。

    社会公众

    了解对外市友协的协会基本情况、协会活动情况,通过协会了解各国友好组织以及相关的信息。

    四、项目介绍

    根据本项目的具体要求,结合中国兵器工业信息中心通达OA产品,系统将以产品+定制的方式完成市友协远程办公自动化的信息化建设,系统以人为中心,事件为驱动,流程为导航,表单为呈现,提升执行力和规范制度为目的,实现远程办公自动化在市友协的大规模应用。

    通达OA是以开放、先进的Internet/Web技术为核心的新一代信息处理集成系统。通过的建设将以计算机最新并成熟的技术为依托,提高企业信息化水 平,在企业内部实现信息资源共享和流通,为各级领导及时了解情况,为宏观管理和科学决策提供高效便利的服务,企业员工及时掌握各方面动态,改善远程办公条件, 使得企业的管理更加高效、规范和科学。

    通达OA提供开放、安全和可管理的信息共享、业务处理和协同工作的平台,可满足企业内部事务处理的实际需要。主要应用:信息共享、资料管理、业务数据查 询、公文处理、审批处理、电子邮件、报表数据管理、数据挖掘等业务处理、内部远程办公和协同工作,使企业内部信息管理和远程办公水平更加规范和快捷,提高工作效 率。

    系统总体架构

    市友协信息化建设升级改造将以资源的管理、利用、共享为重点,充分利用已有的基础设施资源,遵循相关的制度规范和标准化体系,实现以核心业务与远程办公信息化为重点的全面信息化。

    市友协信息化总体架构可以概括为 "统一入口、统一底库、六大子系统、四层架构、两大体系"

    "统一入口":指系统对内提供内部平台、对外提供外部门户,实现用户从一个入口登录即可访问所有功能。

    "统一底库":指市友协信息系统共用一个统一的数据底库,各个系统之间的数据能共享,系统之间实现互连互通。

    "六大子系统":指满足协会远程办公、业务、管理需求的六个子系统,包括个人远程办公子系统、协会远程办公子系统、协会业务子系统、财务管理子系统、后勤与物业管理子系统、信息资源子系统。

    "四层架构":指界面层、应用层、数据层、基础设施层四层架构,共同组成了市友协内部远程办公系统,为各类用户提供信息化功能。

    "两大体系":指信息化的信息安全保障体系和制度规范及标准化体系,构成了市友协信息化建设和运营使用的保障。

    协会远程办公子系统与协会业务子系统是整个市友协信息化的核心内容,六大应用子系统涵盖了市友协的大部分业务需求,通过远程办公自动化系统和外部网站提供给用户访问,形成了统一的信息化系统。

    五、项目实施

    项目实施原则

    分阶段、循序渐进的原则

    本次项目实施根据现有业务环境及业务需求,进行资源最优化,但项目保留扩展接口,把握后期需求,进行分阶段、循序渐进的实施方案。

    实用原则

    首先,满足使用者第一需求即基本需求。尽可能用简单、统一、符合使用者习惯的方式实现功能,避免追求片面的复杂和完美。

    其次,提升系统性能需求,满足不同阶段用户的需求。完善系统承载能力,保障优质的服务。

    知识原则

    在实施过程中充分结合专家培训和服务,包括中国兵器工业信息中心协同远程办公系统的设计、开发、实施过程(实施是培训的重点)。逐步培养公司自己的系统管理、维护人员。当系统投入使用时,这些人员可以对系统进行维护和管理,并可以负责对最终用户进行培训。

    项目实施

    第一阶段 - 信息系统升级改造项目需求分析

    任何立项者,对项目的建设都有自身的特别需求,并且由于市友协业务开展的不同阶段都会出现不同的要求。因此在项目实施过程的最初阶段,必然需要结合市友协的需求进行分析,并且确定有关系统的各项功能,提高项目建设效率,使系统功能更加贴近用户需要。

    第二阶段 - 信息系统升级改造项目的构建及部署

    在通过双方共同进行的需求分析并确定可行需求后,进入系统构建部署及定制阶段。在本阶段主要工作承担者是中国兵器工业信息中心,中国兵器工业信息中心构建软件的功能模块及部署软件的应用范围。

    第三阶段 - 信息系统升级改造项目的实施、测试与培训

    在实施过程中出现故障或市友协的新的需求,力争在现场予以解决。提高实施效率,确保工程进度。

    在实施中同时兼顾系统的测试,并进入系统的试运行阶段。在此阶段必然会出现系统细节调整与功能调试。

    第四阶段 - 系统验收与后续维护

    项目在测试及培训完成后,由市友协组织专家与人员进行项目验收。

    在验收合格并进行移交后,信息中心将继续提供系统维护工作。对包括市友协对信息中心协同远程办公系统所提出的问题和设想,提供咨询服务。

    六、项目成果

    通过对友协业务的深入挖掘,定制化开发适用于友协工作流模块、财务管理模块、信息采集模块等等,使得协会内部对OA的依赖程度明显增加,网站、OA 信息发布数量、质量明显提升,实现了友协理事信息网络化管理,初次使用业务流程管理,前9个月共完成业务流程近1000个,借助财务流程,实现全会对部室 预算的全程监督,同时提供了互联网信息高效监控和采集的工具,实现了对国外非政府组织的信息实时采集和跟踪,全会上下反响较为热烈,得到了领导较高的评 价。

    网站新闻、OA资料发布数量0910年同期对比表

    1OA依赖程度明显增加,网站、OA信息发布数量、质量明显提升

    以上数据对比,可看出今年新OA访问次数已从1月的224次有了显著增长。网站发布新闻数量、发布质量、OA资源共享数量有了明显提升。20101-7 月与改造前的09年同期相比网站新闻发布数量分别提高了1.3倍,发布新闻照片数量分别提高了6.85倍。OA资料发布数量分别提高了0.58倍。此 外,OA中还发布整理共享历年活动照片1万余张。

    2、实现友协理事信息网络化管理

    利用邮件、网络传真、短信等技术手段,实现了与友协理事的联系信息网络化管理。前7个月给理事发送邮件群发400余封,短信50余条。

    3、友协使用业务流程管理,效果良好

    业务管理模块、财务模块得到广泛使用,前7个月共完成业务流程1000余个。通过OA系统能够完成出国团组信息统计,部室预算执行进度统计、各项活动财务状况等数据统计,实现全会对部室预算全程监督。解决了数出多门,相互矛盾的问题。

    七、案例点评

    友协项目完美展现了通达科技提出的多维智能管理、协同人性应用的企业管理软件设计理念,强调资源整合与关联应用、实现全员一体化协同远程办公。OA平台借鉴了传统ERP平台的统一管理特性,可以彻底消除信息孤岛,充分保护企业IT投资。

     




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